La gestione dei ruoli consente di personalizzare liberamente i profili di accesso a Web Signage per gli utenti, attraverso la mappatura con le singole funzionalità dell'applicazione. Analogamente alla gestione utenti, tale funzionalità è una facoltà riservata esclusivamente all'amministratore del sistema.
E' possibile creare modificare ed eliminare un ruolo. Inoltre, attraverso le azioni contestuali è possibile visualizzare gli utenti correlati al ruolo selezionato.
| 1. | Per inserire un nuovo ruolo, cliccare sul pulsante Nuovo, quindi inserire le informazioni all'interno della scheda dettaglio che sarà visualizzata. |
| 2. | Per modificare un ruolo esistente, selezionare la riga di interesse e cliccare sul pulsante Modifica. Apparirà la scheda dettaglio all'interno della quale effettuare le modifiche. |
| 3. | Per eliminare un ruolo, selezionare la riga di interesse e premere il tasto Elimina. |
Sono disponibili alcune funzioni per la ricerca e la selezione degli elementi.
Trova: Effettua una ricerca, all'interno dei campi, in base al testo inserito nella corrispondente casella di testo. La ricerca viene avviata a seguito della pressione del tasto vai.
Tipo ruolo: E' una lista a discesa, dove è possibile selezionare due tipolgie di ruolo. Esistono due tipologie, ruolo utente (creato in tale contesto) e i ruoli di sistema, non modificabili e predefiniti.
Selezione alfabetica
Tutti: Sono visualizzati tutti i record
[0-9]: sono visualizzati tutti i record dove il valore del campo della prima colonna inizia con un numero
[a,b...]: sono visualizzati tutti i record dove il valore del campo della prima colonna inizia con il carattere alfanumerico selezionato
Paginazione: Attraverso la selezione di << (pagina precedente) e >> (pagina successiva) è possibile scorrere le pagine qualora i record eccedono il numero massimo visualizzati nella singola pagina.
Dettaglio ruolo
La scheda di dettaglio per l'elemento selezionato riporta i campi del record, le azioni contestuali relative al record ed i pulsanti per lo scorrimento dei record.
La lista dei record di dettaglio è in funzione delle selezioni e filtri operati nel riepilogo. Tale selezione sarà indicata subito sotto il titolo della scheda in corrispondenza dell'icona 
Il campo Nome è obbligatorio, così come tutti i nomi di campo indicati con carattere * (asterisco). Opzionalmente è possibile indicare una descrizione del ruolo.
Mappa delle assegnazioni
La mappatura delle assegnazioni consente di caratterizzare il ruolo attraverso l'associazione con le singole funzioni applicative del sistema. Le funzionalità operative sono raggruppate per gruppi di applicazioni omogenee, nello stesso ordine con il quale appariranno all'interno della barra di menu. Selezionando quindi la casella relativa alla voce, si consentirà, per il ruolo corrente l'accesso ad una sua funzionalità dell'applicativo (azione). La deselezione ha il risultato di impedire l'accesso alla funzionalità. In base quindi alla mappatura per il ruolo e la conseguente associazione del ruolo all'utente, lo stesso utente vedrà modellare dinamicamente l'interfaccia in base alle azioni consentite dal proprio ruolo. Come si può notare, ciò consente la personalizzazione dei permessi fino ad un estremo livello di dettaglio, in funzione delle specifiche politiche di sicurezza, oltre ad offrire un'ampia flessibilità di gestione delle funzioni e dei flussi di lavoro all'interno dei qualunque tipo di organizzazione.
Sempre all'interno della mappa delle assegnazioni, cliccando sopra ogni funzione applicativa, sulla destra, apparirà una legenda con il gruppo al quale appartiene l'applicazione che a sua volta contiene l'azione concessa.
Nella figura in esempio, abbiamo che per il ruolo (e di conseguenza per gli utenti associati ad esso), sarà possibile accedere all'applicazione che consente la gestione delle Video Clip all'interno del raggruppamento Video (gestione contenuti video e programmzione). L'applicazione Video Clip, a sua volta contiene una serie di azioni, a partire dalla possibilità di visualizzare i record creati dall'utente (di cui è proprietario), così come degli utenti appartenenti al servizio e all'area dell'utente corrente, ovvero la possibilità di accedere a tutte le risorse. Nell'esempio vediamo inoltre che il ruolo ha la facoltà di aggiungere dei nuovi record, modificare ed eliminare i record ed eseguire le altre azioni subordinate e contestuali alla gestione delle video clip.
La mappatura precedente presa ad esempio, associata ad un utente, comporterà la configurazione automatica dell'interfaccia in funzione dei privilegi concessi, similmente alla figura seguente.
Riguardo i pulsanti di scorrimento tra i record, abbiamo:
| 1. | Annulla: ritorna alla pagina di riepilogo. Questo pulsante assume il testo Ritorna, se sono state effettuate delle modifiche al record corrente, pur mantenendo la stessa funzione. |
| 2. | Nuovo: azzera tutti i campi e predispone la creazione di un nuovo record. |
| 3. | Salva: questo pulsante è abilitato nel caso ci siano modifiche in corso. Dopo la sua pressione esso sarà disabilitato sino alla successiva modifica di uno dei campi. Sarà riportata inoltre la data e l'ora dell'ultima modifica |
| 4. | Elimina: previa conferma, il pulsante causa la cancellazione definitiva del record. La cancellazione non avverrà nel caso il record sia associato ad elementi dipendenti. |
| 5. | Scorrimento veloce primo ed ultimo record, rispettivamente per i pulsanti << e >> |
| 6. | Scorrimento di un record indietro ed avanti, rispettivamente per i pulsanti < e > |
| 7. | Alla fine della serie di pulsanti è indicato l'ordinale del record corrente rispetto al totale, nella forma n.record/tot.record. |